Ticari Defterlerin İlgili Kısmının veya Tümünün İncelenmesi

Kapsam

Ticari defterler bir davada ibraz edildiğinde, karşı tarafın işletmenin tüm mali geçmişini inceleyebileceği sonucu doğmaz. TTK m.84, olağan uyuşmazlıkta ilgili kısımların tarafların katılımıyla incelenmesini ve gerek görülürse ilgili yapraklardan suret alınmasını düzenler. TTK m.85 ise miras, mal ortaklığı ve şirket tasfiyesi gibi malvarlığı uyuşmazlıklarında mahkemenin defterlerin teslimine ve tüm içeriklerinin incelenmesine karar verebilmesine imkan tanır. Yazı, defterlerin delil olarak hangi taraf lehine sonuç doğuracağını değil, incelemenin kapsamının ve erişimin nasıl sınırlandırılacağını ele alır.

Hukuki Ölçütler

Önce ibraz ile inceleme ayrılır. TTK m.83 ve HMK m.222 kapsamında defterlerin ibrazına karar verilmesi, uyuşmazlık dışı her işlemin dosyaya aktarılması anlamına gelmez. TTK m.84'ün ölçütü, ibraz edilmiş defterlerin uyuşmazlıkla ilgili kısımlarıdır. Bir faturaya ilişkin davada o fatura, düzeltme kaydı, bağlı ödeme ve gerekiyorsa önceki açılış bakiyesi incelenebilir. Aynı şirketin başka müşteriyle aynı dönemde yürüttüğü ilgisiz işlemler, sırf aynı defterde yer aldığı için dosyaya girmez.

Tarafların incelemeye katılımı, kayıtların nasıl seçildiğini ve hangi bağlantılı satırların dışarıda bırakıldığını denetlemeye yarar. Örneğin bir alacak kaydının karşısındaki iade veya mahsup satırı atlanırsa, tek sayfalık suret yanıltıcı olabilir. Kapsam dar tutulmalı, fakat ihtilaflı işlemin anlaşılması için gerekli karşı kayıtlar koparılmamalıdır. Mahkeme gerek görürse ilgili yapraklardan suret aldırabilir. Suret alınması, bütün defterin karşı tarafa verilmesiyle aynı işlem değildir.

m.85, özellikle miras, mal ortaklığı ve şirket tasfiyesi gibi malvarlığı uyuşmazlıklarında daha geniş bir incelemeye imkan tanır. Örneğin tasfiye sırasında şirketin varlıklarının bağlantılı hesaplara dağıldığı ileri sürülüyorsa, yalnız tek faturanın incelenmesi ekonomik hareketi göstermeyebilir. Mahkeme bu durumda teslim ve tüm içeriğin incelenmesine karar verebilir; böyle bir başvuru yapıldı diye tam inceleme zorunlu değildir. Uyuşmazlığın niteliği, tam incelemenin neden gerekli olduğu ve daha dar incelemenin neden yetmeyeceği açıklanmalıdır.

TTK m.86, yalnız görüntü veya veri taşıyıcı üzerinden sunulabilen saklanması zorunlu belgelerin okunabilirliğini düzenler. Elektronik verinin var olması, uzman veya mahkemece okunabildiğini kendiliğinden göstermez. Gerekli okuyucuyu kullanıma hazır bulundurma ve gerektiğinde araçsız okunabilen kopya sunma, belgeleri yalnızca bir diskte teslim etmekten farklıdır. Belgenin formatı teknik inceleme için önem taşırken, hangi kapsamın erişilebilir olacağına hukuki ihtiyaç üzerinden karar verilir.

Görev, Yetki ve Süre

Defter incelemesi, görülmekte olan uyuşmazlıkta bir delil işlemidir. Bu işlem için her durumda bağımsız bir mahkeme veya dava süresi doğmaz. Ticari alacak davasında TTK m.4, 5 ve konusu para ise m.5/A; miras veya mal rejimi uyuşmazlığında ise davanın niteliğine göre özel görev ve yetki kuralları incelenir. Defter ticari olduğu için her asıl davanın otomatik olarak ticari davaya dönüştüğü varsayılmaz.

m.84–85, ilgili kayıtların incelenmesi için ayrı bir hak düşürücü süre koymaz. Yargılamadaki delil sunma ve mahkemenin verdiği süreler ile TTK m.82'nin saklama süresi farklıdır. Mahkeme ilgili kayıtların sunulması için süre belirlemişse kararın tarafına ne zaman ve hangi kapsamla bildirildiği tespit edilir. Kayıt silinme riski varsa, delil tespitinin şartları HMK m.400 ve devamı bakımından ayrıca değerlendirilir.

İspat ve Delil Planı

İnceleme talebinde dönem, hesap, belge türü ve karşı tarafın hangi vakıayı ispatlamak istediği gösterilir. “Bütün ticari kayıtlar incelensin” talebi, gerekçesiz bırakıldığında uyuşmazlıkla ilişkiyi açıklamaz. Örneğin bir banka transferi tartışılıyorsa ödeme tarihindeki banka hesabı, muhasebe kaydı, söz konusu faturanın cari hesapta kapatılması ve varsa sonraki düzeltmeler listelenebilir. İlgili kayıt aralığı genişletilecekse her ek dönemin neden gerekli olduğu belirtilir.

Şirket tasfiyesi örneğinde, başka hesaplara devir iddiası öne sürülüyorsa sırf iddianın ağırlığı yeterli değildir. Bazı varlıkların hangi tarih aralığında şirket dışına çıkarıldığı, neden belirli defter ve bağlantılı belgeler olmadan izlenemediği açıklanır. Defter incelemesinde elektronik kayıtların sürümleri, düzeltme satırları ve kimlikleri mümkün olduğunca karşılaştırılır. HMK m.190 ve 194 uyarınca delil, soyut bir inceleme isteği olarak değil, ispatlanacak vakıayla ilişkilendirilir.

Usul Adımları, Talepler ve Riskler

Önce dar kapsamlı talep hazırlanabilir: belirli ayın yevmiye satırları, ilgili faturanın kaydı ve karşı ödeme belgesi gibi. Taraflar, hangi kayıtların incelendiğini, hangi suretlerin alındığını ve karşı kayıtların dahil edilip edilmediğini tutanak veya rapordan görebilmelidir. İnceleme genişleyecekse ilk kayıtların neden yeterli olmadığını gösteren somut açıklama sunulur. Örneğin tek bir varlığın tasfiye sırasında birden çok hesaba ayrıldığı anlaşıldığında ilgili tüm hareketlerin izlenmesi gerekebilir.

Ticari sır ve kişisel veriler için inceleme sınırı talep edilebilir; ancak bu taleple uyuşmazlığı çözmek için gerekli kaydın incelenmesi bütünüyle engellenmemelidir. Bir çalışan listesinde sadece ödemeye ilişkin satır gerekli olduğunda diğer kişilere ait veriler paylaşım dışında tutulabilir. Bilirkişi raporunda hukuki sonuç yerine, belirlenen kayıtların kaynağı, tarih ve tutarı, karşı kayıtla ilişkisi ve eksik veri olup olmadığı gösterilir. Defterlerin ispat etkisi ayrıca HMK m.222'ye göre değerlendirilir.

Uygulama Senaryosu

İnceleme sırasında alınacak suret, yalnız ilgili kaydın görüntüsüyle sınırlı kalırsa kayıt kimliği kaybolabilir. Örneğin birbirine benzeyen iki fatura satırından hangisinin hangi hesap dönemine ait olduğu, yevmiye numarası ve düzeltme kaydı görülmeden anlaşılamaz. İnceleme listesinde defter türü, yıl, ilgili kayıt numarası, belge kimliği ve gerekiyorsa karşı kayıt yer alır. Dosyada aynı satırın farklı sürümü varsa, ilk kopyanın ne zaman üretildiği ve güncellemenin gerekçesi açıklanır. Rapor, seçilen kayıtla gösterilmek istenen olguyu izlenebilir kılmalıdır.

Elektronik defterin kontrolünde dosyanın açılması ile içeriğin doğruluğu ayrı konulardır. Görüntülenebilir bir çıktı, altında bulunan asıl elektronik kaydın bütünlüğünü tek başına ispatlamayabilir. Öte yandan teknik araca erişilemediği için hiç okunamayan kayıt da mahkemenin istediği incelemeyi sağlamaz. Taraf, okunabilir bir kopya verirken asıl kayıtla nasıl eşleştirildiğini açıklayabilir. Bilirkişi sadece yazılımın ürettiği özeti kullanıyorsa, hangi temel satırların ve düzeltmelerin özete dahil olduğunu gösterebilmelidir.

Malvarlığı uyuşmazlığında tüm içeriğin incelenmesi isteniyorsa, inceleme kapsamı ve açıklanacak veri ayrı değerlendirilir. Mahkemenin tüm defteri inceletmesi, ilgisiz müşteri bilgileri ve personel verilerinin taraflara sınırsız kopyalanmasını gerektirdiği anlamına gelmez. Rapor, gerekli bağlantılı işlemleri açıklarken ihtilaf dışı satırları ayırabilir. Tüm içeriğin incelenmesi talebine itiraz eden taraf, hangi kayıt grubunun uyuşmazlıkla ilgisiz olduğunu ve aynı inceleme hedefinin daha dar veriyle karşılanıp karşılanamayacağını somutlaştırmalıdır. “Ticari sır” demek, hangi verinin niçin korunması gerektiğini tek başına açıklamaz.

Bir hesap, yıl sonunda bir sonraki döneme devredilmişse sadece dava konusu yılın son kaydını görmek hesap kapanışını göstermeyebilir. Bu durumda sonraki açılış ve düzeltme satırlarının incelenmesi, olağan m.84 kapsamını gerekçeli olarak genişletebilir; sırf bu bağlantı var diye yıllarca süren tam bir defter incelemesi gerekmez. Gereken zaman aralığı ve hesaplar ayrı belirlenmelidir.

İnceleme sırasında taraflardan biri kaydın eksik olduğunu savunursa, itirazda kaydın hangi suret veya rapor bölümünde görünmediği belirtilir. Bu yöntem, rapora genel itiraz yerine yeniden inceleme gerektiren satırı gösterir.

Bir şirket, tek bir makine faturası için alacak davası açar. Karşı taraf, ödemenin cari hesaba işlendiğini savunur. TTK m.84 kapsamında faturaya, cari hesap ve ödeme kayıtlarına bakılması yeterli olabilir. Başka bir dosyada şirket tasfiye edilirken birden çok makinenin hangi hesaplar üzerinden bağlı kişilere devredildiği tartışılır. Yalnız bir faturanın okunması iddiayı test etmeye yetmiyorsa mahkeme m.85 uyarınca daha geniş incelemeye karar verebilir. Her iki dosyada da amaç defterlere genel erişim değil, uyuşmazlığı çözebilecek kapsamın belirlenmesidir.

Sık Sorulan Uygulama Soruları

Ticari Defter İbraz Edilirse Tamamının Kopyası Alınabilir Mi?

TTK m.84'te olağan yol ilgili kısmın incelenmesi ve gerek görülürse ilgili yapraklardan suret alınmasıdır.

Tasfiyede Defterin Tamamı Mutlaka İncelenir Mi?

Hayır. m.85 mahkemeye karar verme yetkisi tanır. Geniş kapsamın neden gerekli olduğu gösterilmelidir.

Elektronik Belgenin Dosyaya Yüklenmesi Yeterli Midir?

Belge okunabilir olmalı; gerekli araç ve gerektiğinde araçsız okunabilen kopya bakımından m.86 ayrıca dikkate alınır.

Sonuç

İncelemeye katılan tarafın, rapor verildikten sonra yalnız sonuç cümlesine değil hangi kayıtların seçildiğine de bakması yararlıdır. Seçim tabloda görünmüyorsa ilgili defter sayfası, elektronik kayıt kimliği ve varsa düzelten satır sorulabilir. Böylece inceleme talebi gereksiz genişlemeden, eksik kalan kayıt belirli ve denetlenebilir biçimde tamamlanabilir.

Defterin ibrazı, incelemenin sınırı ve delilin hükme etkisi üç ayrı sorudur. Uyuşmazlığı çözebilecek kadar kapsamlı fakat ilgisiz mali verileri açığa çıkarmayacak kadar belirli bir inceleme talebi kurulmalıdır.

İlgili Makaleler

• Ticari defterlerin ibrazından kaçınma ve ispat sonuçları
• Anonim şirkette tasfiye memurunun yetki ve sorumluluğu

Kaynakça

• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu · m.4, 5, 5/A, 82–86.
• 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu · m.190, 194, 199, 219–222, 400.