İşverenin İşçi Özlük Dosyası Tutması ve Verilerin Saklanması

Kapsam

İşverenin İşçi Özlük Dosyası Tutması ve Verilerin Saklanması yönünden hakkın doğumu, sınırları, taraf sıfatı, görevli mahkeme, varsa zorunlu ön başvuru, süre, ispat yükü, deliller, talep sonucu, feriler ve kanun yolu birlikte ele alınır. İşveren her işçi için kanuni belgeleri içeren özlük dosyası düzenlemeli, bilgileri yetkisiz erişime karşı korumalı ve yalnız belirli, meşru ve gerekli amaçlarla uygun saklama sürelerinde işlemelidir. Sonuca giderken işlemin adı değil gerçek hukuki niteliği, tarafların sıfatı ve korunan menfaat belirleyicidir.

Bu çalışma, işverenin işçi özlük dosyası tutması ve verilerin saklanması konusunda 27 Eylül 2026 tarihi itibarıyla hazırlanmıştır. Kaynakça, Mevzuat Bilgi Sistemi ile resmî karar ve kurum sayfalarına yönelir. Doğrudan resmî tam metni bulunmayan bir kayıt belirli esas-karar numarasıyla emsal gibi sunulmamış; veri tabanı bağlantıları güncel içtihadın somut dosya üzerinden yeniden araştırılması için verilmiştir. Olay tarihinde yürürlükte bulunan metin ayrıca kontrol edilmelidir.

Maddî Hukuk ve Usulün Birlikte Değerlendirilmesi

İncelemenin ilk ölçütü “işveren her işçi için kanuni belgeleri içeren özlük dosyası düzenlemeli, bilgileri yetkisiz erişime karşı korumalı ve yalnız belirli, meşru ve gerekli amaçlarla uygun saklama sürelerinde işlemelidir” kuralıdır. Özlük dosyası tutma yükümlülüğü işverenin sınırsız veri toplamasına veya dosyayı süresiz saklamasına izin vermez; kanuni zorunluluk, dava ve denetim ihtiyacı, özel nitelikli veri, erişim yetkisi, işten ayrılma, imha ve işçinin başvuru hakkı ayrı incelenmelidir. Ayrıca “işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları hukuki sonuca bağlanmadan önce kaynağı, tarihi, kapsamı ve karşı kayıtlarla uyumu bakımından doğrulanmalıdır” yaklaşımının somut olayda uygulanıp uygulanmayacağı, özel hüküm ve dosya belgeleri üzerinden sınanmalıdır.

İşverenin İşçi Özlük Dosyası Tutması ve Verilerin Saklanması bakımından maddi hukuk hakkın doğup doğmadığını; usul hukuku ise bu hakkın hangi merci önünde, hangi sürede ve hangi delille korunacağını belirler. Hakimin hukuku kendiliğinden uygulaması, tarafın vakıaları ve talep sonucunu açıkça ortaya koyma yükünü ortadan kaldırmaz. Bu nedenle olay kronolojisi, her çekişmeli vakıanın karşısında dayanak belge ve hukuki sonuç bulunacak şekilde hazırlanmalıdır.

Resmî Mevzuat Haritası

4857 Sayılı İş Kanunu: m.75 ve 109

İşverenin işçi özlük dosyası tutması ve verilerin saklanması kapsamında m.75 ve 109 hükümleri özlük dosyası ve bildirim bakımından önem taşır. Hüküm, yürürlük tarihi ve geçiş kurallarıyla birlikte resmî güncel metinden okunmalıdır. Olayın hükmün varsayımına neden girdiği, yaptırımın hangi koşulda doğduğu ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilişkinin özel-genel norm mu yoksa tamamlayıcı uygulama mı olduğu dilekçede açıklanmalıdır.

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu: m.4-7, 10-12 ve 13

İşverenin işçi özlük dosyası tutması ve verilerin saklanması kapsamında m.4-7, 10-12 ve 13 hükümleri işleme, saklama, güvenlik ve başvuru bakımından önem taşır. Hüküm, yürürlük tarihi ve geçiş kurallarıyla birlikte resmî güncel metinden okunmalıdır. Olayın hükmün varsayımına neden girdiği, yaptırımın hangi koşulda doğduğu ve İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ilişkinin özel-genel norm mu yoksa tamamlayıcı uygulama mı olduğu dilekçede açıklanmalıdır.

6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu: m.15-17 ve 30

İşverenin işçi özlük dosyası tutması ve verilerin saklanması kapsamında m.15-17 ve 30 hükümleri sağlık gözetimi ve kayıt bakımından önem taşır. Hüküm, yürürlük tarihi ve geçiş kurallarıyla birlikte resmî güncel metinden okunmalıdır. Olayın hükmün varsayımına neden girdiği, yaptırımın hangi koşulda doğduğu ve İş Kanunu ile ilişkinin özel-genel norm mu yoksa tamamlayıcı uygulama mı olduğu dilekçede açıklanmalıdır.

Uyuşmazlığı Çözen Hukukî Kriterler

İşveren her işçi için kanuni belgeleri içeren özlük dosyası düzenlemeli, bilgileri yetkisiz erişime karşı korumalı ve yalnız belirli, meşru ve gerekli amaçlarla uygun saklama sürelerinde işlemelidir.

“Kişisel Verileri Koruma Kurulu işverenin işçi verilerin saklanması resmî kayıtları yönünden işveren her işçi için kanuni belgeleri içeren özlük dosyası düzenlemeli, bilgileri yetkisiz erişime karşı korumalı ve yalnız belirli, meşru ve gerekli amaçlarla uygun saklama sürelerinde işlemelidir” ölçütünün değerlendirilmesinde belirleyici nokta, taraf anlatısından çok işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları ile ortaya çıkan fiilî durumdur. Usul planı kurulurken kuralın istisnası ve bütün personel belgeleri için tek ve süresiz saklama süresi belirlemek veya sağlık ve ceza verilerini sıradan bordro belgeleriyle aynı erişim alanında tutmak savunması da ayrıca incelenmelidir.

Özlük dosyası tutma yükümlülüğü işverenin sınırsız veri toplamasına veya dosyayı süresiz saklamasına izin vermez; kanuni zorunluluk, dava ve denetim ihtiyacı, özel nitelikli veri, erişim yetkisi, işten ayrılma, imha ve işçinin başvuru hakkı ayrı incelenmelidir.

Yargıtay işverenin işçi verilerin saklanması emsal taraması yönünden özlük dosyası tutma yükümlülüğü işverenin sınırsız veri toplamasına veya dosyayı süresiz saklamasına izin vermez; kanuni zorunluluk, dava ve denetim ihtiyacı, özel nitelikli veri, erişim yetkisi, işten ayrılma, imha ve işçinin başvuru hakkı ayrı incelenmelidir. Bu ölçüt özellikle somut uyuşmazlığa dayanak sözleşme, karar, bildirim veya sicil kaydının tam metni, ekleri ve değişiklik geçmişi üzerinden sınanır. Görev, yetki, taraf sıfatı, harç ve yalnız kanunun açıkça aradığı hâllerde dava şartı veya zorunlu ön başvurunun ayrı ayrı doğrulanması tamamlanmadan sonuca gidilmesi, somut uyuşmazlıkta olay tarihindeki metin yerine yalnız güncel veya ikincil bir özete dayanmak ihtimalini güçlendirebilir.

İşe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları hukuki sonuca bağlanmadan önce kaynağı, tarihi, kapsamı ve karşı kayıtlarla uyumu bakımından doğrulanmalıdır.

Bu kuralın olayda karşılık bulması için tebliğ, başvuru, teslim, ödeme ve elektronik gönderim tarihlerini gösteren resmî kayıtlar ile maddi vakıa arasında açık bağ kurulmalıdır. “Resmî Gazete işverenin işçi verilerin saklanması yürürlük denetimi yönünden işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları hukuki sonuca bağlanmadan önce kaynağı, tarihi, kapsamı ve karşı kayıtlarla uyumu bakımından doğrulanmalıdır” değerlendirmesi, ilgili usul adımındaki kayıtlarla doğrulanmadıkça soyut kabul olarak bırakılamaz.

Çekişmeli Vakıalar Nasıl İspatlanır?

İşe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları.

“Kişisel Verileri Koruma Kurulu işverenin işçi verilerin saklanması resmî kayıtları yönünden işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları” değerlendirilirken kaydın kim tarafından, hangi amaçla ve ne zaman oluşturulduğu açıklanmalıdır. İlgili usul adımı yürütülürken işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları ile çelişen kayıtlar da dosyaya getirtilmelidir.

Somut uyuşmazlığa dayanak sözleşme, karar, bildirim veya sicil kaydının tam metni, ekleri ve değişiklik geçmişi.

“Yargıtay işverenin işçi verilerin saklanması emsal taraması yönünden somut uyuşmazlığa dayanak sözleşme, karar, bildirim veya sicil kaydının tam metni, ekleri ve değişiklik geçmişi” kaydı, “Özlük dosyası tutma yükümlülüğü işverenin sınırsız veri toplamasına veya dosyayı süresiz saklamasına izin vermez; kanuni zorunluluk, dava ve denetim ihtiyacı, özel nitelikli veri, erişim yetkisi, işten ayrılma, imha ve işçinin başvuru hakkı ayrı incelenmelidir” ölçütünün ispat alanına girer. Kaydın kişi, işlem ve tarih bağlantısı kurulmalı; özgünlük ve bütünlük karşı kayıtlarla sınanmalıdır.

Tebliğ, Başvuru, Teslim, Ödeme ve Elektronik Gönderim Tarihlerini Gösteren Resmî Kayıtlar.

Bu delil öncelikle “işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları hukuki sonuca bağlanmadan önce kaynağı, tarihi, kapsamı ve karşı kayıtlarla uyumu bakımından doğrulanmalıdır” iddiasını sınamak için kullanılır. “Resmî Gazete işverenin işçi verilerin saklanması yürürlük denetimi yönünden tebliğ, başvuru, teslim, ödeme ve elektronik gönderim tarihlerini gösteren resmî kayıtlar” tek başına bütün uyuşmazlığı değil, bağlı olduğu çekişmeli vakıayı kanıtlayabilir.

Başvurudan Hükme Usul Haritası

Özlük dosyasındaki her belgeyi hukuki dayanak, amaç, erişen rol, saklama süresi, özel nitelik ve imha yöntemiyle veri envanterine bağlamak.

“Kişisel Verileri Koruma Kurulu işverenin işçi verilerin saklanması resmî kayıtları yönünden özlük dosyasındaki her belgeyi hukuki dayanak, amaç, erişen rol, saklama süresi, özel nitelik ve imha yöntemiyle veri envanterine bağlamak” işlemi yürütülürken görev, yetki ve yalnız kanunun açıkça aradığı dava şartları kadar istenen hükmün uygulanabilirliği de denetlenir. Eksik işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları, eksik özlük kaydının tamamlanması, erişim ve kopya verilmesi, yanlış verinin düzeltilmesi, gereksiz verinin silinmesi, güvenlik tedbiri, idari başvuru, delil tespiti ve zarar tazmini talebinin kapsamını doğrudan etkileyebilir.

Görev, yetki, taraf sıfatı, harç ve yalnız kanunun açıkça aradığı hâllerde dava şartı veya zorunlu ön başvurunun ayrı ayrı doğrulanması.

“Yargıtay işverenin işçi verilerin saklanması emsal taraması yönünden görev, yetki, taraf sıfatı, harç ve yalnız kanunun açıkça aradığı hâllerde dava şartı veya zorunlu ön başvurunun ayrı ayrı doğrulanması” işlemi, başvurunun ayrı bir aşamasıdır. Somut uyuşmazlığa dayanak sözleşme, karar, bildirim veya sicil kaydının tam metni, ekleri ve değişiklik geçmişi dosyaya alınmalı ve somut uyuşmazlık bakımından somut tehlikeyle sınırlı ve infazı mümkün geçici hukuki koruma talebinin görevli merci önündeki somut sonucu açıklanmalıdır.

Çekişmeli Her Vakıanın Karşısına İspat Yükünü Taşıyan Taraf ile Dayanak Delilin Yazılması.

Bu aşamanın amacı yalnız şekli tamamlamak değildir; tebliğ, başvuru, teslim, ödeme ve elektronik gönderim tarihlerini gösteren resmî kayıtlar ile talep arasındaki bağlantıyı doğru mercie taşımaktır. “Resmî Gazete işverenin işçi verilerin saklanması yürürlük denetimi yönünden çekişmeli her vakıanın karşısına ispat yükünü taşıyan taraf ile dayanak delilin yazılması” adımından sonra bir sonraki işlem için ayrıca süre kaydı açılmalıdır.

Zamanaşımı, Hak Düşürücü Süre ve Tebligat

İş ve sosyal güvenlik mevzuatındaki saklama süreleri belge bazında korunmalı; ilgili kişi başvurusu kanuni sürede cevaplanmalı ve süresi dolan kayıtlar periyodik imha takvimine alınmalıdır.

“Kişisel Verileri Koruma Kurulu işverenin işçi verilerin saklanması resmî kayıtları yönünden iş ve sosyal güvenlik mevzuatındaki saklama süreleri belge bazında korunmalı; ilgili kişi başvurusu kanuni sürede cevaplanmalı ve süresi dolan kayıtlar periyodik imha takvimine alınmalıdır” uyarısının uygulanması, başlangıç ve son günün ayrı ayrı hesaplanmasını gerektirir. Elektronik gönderim, tebligat ve başvuru alındıları dosyada korunmalıdır.

Tebliğ, öğrenme, ilan, ödeme ve elektronik erişim tarihlerinden hangisinin süreyi başlattığı ilgili özel hükümle eşleştirilmeli; hak düşürücü süre, zamanaşımı ve kanun yolu süresi birbirine karıştırılmamalıdır.

Yargıtay işverenin işçi verilerin saklanması emsal taraması yönünden tebliğ, öğrenme, ilan, ödeme ve elektronik erişim tarihlerinden hangisinin süreyi başlattığı ilgili özel hükümle eşleştirilmeli; hak düşürücü süre, zamanaşımı ve kanun yolu süresi birbirine karıştırılmamalıdır. Başlangıç anı varsayımla değil tebligat, öğrenme, ödeme veya işlem kaydıyla belirlenir; sürenin hukukî niteliği ayrıca gösterilir.

Asıl, Ferî ve Geçici Talepler

Eksik özlük kaydının tamamlanması, erişim ve kopya verilmesi, yanlış verinin düzeltilmesi, gereksiz verinin silinmesi, güvenlik tedbiri, idari başvuru, delil tespiti ve zarar tazmini.

“Kişisel Verileri Koruma Kurulu işverenin işçi verilerin saklanması resmî kayıtları yönünden eksik özlük kaydının tamamlanması, erişim ve kopya verilmesi, yanlış verinin düzeltilmesi, gereksiz verinin silinmesi, güvenlik tedbiri, idari başvuru, delil tespiti ve zarar tazmini” isteminin diğer taleplerle asli, ferî veya terditli ilişkisi açıklanmalıdır. İşe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları bulunmadığında talebin kapsamı varsayımla genişletilmemelidir.

Somut Uyuşmazlık Bakımından Somut Tehlikeyle Sınırlı ve İnfazı Mümkün Geçici Hukuki Koruma.

“Yargıtay işverenin işçi verilerin saklanması emsal taraması yönünden somut uyuşmazlık bakımından somut tehlikeyle sınırlı ve infazı mümkün geçici hukuki koruma” talebi, “Özlük dosyası tutma yükümlülüğü işverenin sınırsız veri toplamasına veya dosyayı süresiz saklamasına izin vermez; kanuni zorunluluk, dava ve denetim ihtiyacı, özel nitelikli veri, erişim yetkisi, işten ayrılma, imha ve işçinin başvuru hakkı ayrı incelenmelidir” koşuluyla ve somut uyuşmazlığa dayanak sözleşme, karar, bildirim veya sicil kaydının tam metni, ekleri ve değişiklik geçmişi deliliyle ilişkilendirilmelidir. Asıl talep ile faiz, gider ve geçici koruma ayrı kurulmalıdır.

Asıl talebe bağlı faiz, tazminat, gider veya diğer ferilerin her biri için ayrı hukuki dayanak ve başlangıç tarihi.

Mahkemeden veya yetkili merciden istenen sonuç Resmî Gazete işverenin işçi verilerin saklanması yürürlük denetimi yönünden asıl talebe bağlı faiz, tazminat, gider veya diğer ferilerin her biri için ayrı hukuki dayanak ve başlangıç tarihi olarak belirlenecekse, kabul hâlinde uygulanacak hüküm kişi, dönem ve miktar yönünden açık olmalıdır. Dayanak delil tebliğ, başvuru, teslim, ödeme ve elektronik gönderim tarihlerini gösteren resmî kayıtlar, temel ölçüt ise “işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları hukuki sonuca bağlanmadan önce kaynağı, tarihi, kapsamı ve karşı kayıtlarla uyumu bakımından doğrulanmalıdır” olacaktır.

Resmî Karar ve Kurum Uygulaması

Kişisel Verileri Koruma Kurulu — İşverenin İşçi Verilerin Saklanması Resmî Kayıtları

Resmî karar veya kurum veri tabanı üzerindeki “işverenin işçi verilerin saklanması resmî kayıtları” taraması konuya ilişkin güncel içtihat araştırmasının başlangıç noktasıdır. Belirli bir karar tam metni açılmadan künye veya birebir alıntı kullanılmaz. Araştırma ölçütü şöyledir: somut uyuşmazlık bakımından işveren her işçi için kanuni belgeleri içeren özlük dosyası düzenlemeli, bilgileri yetkisiz erişime karşı korumalı ve yalnız belirli, meşru ve gerekli amaçlarla uygun saklama sürelerinde işlemelidir yaklaşımı; görev, süre, ispat ve uygulanabilir sonuçla birlikte sınanmalıdır.

Yargıtay — İşverenin İşçi Verilerin Saklanması Emsal Taraması

Resmî karar veya kurum veri tabanı üzerindeki “işverenin işçi verilerin saklanması emsal taraması” taraması konuya ilişkin güncel içtihat araştırmasının başlangıç noktasıdır. Belirli bir karar tam metni açılmadan künye veya birebir alıntı kullanılmaz. Araştırma ölçütü şöyledir: somut uyuşmazlık içtihat araştırmasında lehe kararlarla yetinilmemeli; özlük dosyası tutma yükümlülüğü işverenin sınırsız veri toplamasına veya dosyayı süresiz saklamasına izin vermez; kanuni zorunluluk, dava ve denetim ihtiyacı, özel nitelikli veri, erişim yetkisi, işten ayrılma, imha ve işçinin başvuru hakkı ayrı incelenmelidir savunmasının kabul edildiği maddi olaylar da karşılaştırılmalıdır.

Resmî Gazete — İşverenin İşçi Verilerin Saklanması Yürürlük Denetimi

Resmî karar veya kurum veri tabanı üzerindeki “işverenin işçi verilerin saklanması yürürlük denetimi” taraması konuya ilişkin güncel içtihat araştırmasının başlangıç noktasıdır. Belirli bir karar tam metni açılmadan künye veya birebir alıntı kullanılmaz. Araştırma ölçütü şöyledir: somut uyuşmazlık için olay tarihinde ve son hukuki kontrol tarihinde yürürlükte bulunan metinler ile geçiş hükümleri ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Dosyanın Zayıf Noktaları ve Savunmalar

Bütün personel belgeleri için tek ve süresiz saklama süresi belirlemek veya sağlık ve ceza verilerini sıradan bordro belgeleriyle aynı erişim alanında tutmak.

“Kişisel Verileri Koruma Kurulu işverenin işçi verilerin saklanması resmî kayıtları yönünden bütün personel belgeleri için tek ve süresiz saklama süresi belirlemek veya sağlık ve ceza verilerini sıradan bordro belgeleriyle aynı erişim alanında tutmak” riski gerçekleşirse eksik özlük kaydının tamamlanması, erişim ve kopya verilmesi, yanlış verinin düzeltilmesi, gereksiz verinin silinmesi, güvenlik tedbiri, idari başvuru, delil tespiti ve zarar tazmini talebi bütünüyle veya kısmen etkisiz kalabilir. Bu nedenle usul işlemleri yürütülürken olay kronolojisi ve karşı deliller birlikte incelenmelidir.

Somut Uyuşmazlıkta Olay Tarihindeki Metin Yerine Yalnız Güncel veya İkincil Bir Özete Dayanmak.

“Yargıtay işverenin işçi verilerin saklanması emsal taraması yönünden somut uyuşmazlıkta olay tarihindeki metin yerine yalnız güncel veya ikincil bir özete dayanmak” riski hem maddi hakkı hem başvurunun dinlenebilirliğini zayıflatabilir. Görev, yetki, taraf sıfatı, harç ve yalnız kanunun açıkça aradığı hâllerde dava şartı veya zorunlu ön başvurunun ayrı ayrı doğrulanması aşamasında somut uyuşmazlığa dayanak sözleşme, karar, bildirim veya sicil kaydının tam metni, ekleri ve değişiklik geçmişi kontrol edilmeli; eksiklik giderilemiyorsa iddianın kapsamı daraltılmalıdır.

Maddi Vakıa, Hukuki Nitelendirme, Delil ve Talep Sonucunu Aynı Belirsiz Anlatım İçinde Bırakmak.

Bu risk, karşı tarafın en güçlü savunmalarından biri olarak ele alınmalıdır: “Resmî Gazete işverenin işçi verilerin saklanması yürürlük denetimi yönünden maddi vakıa, hukuki nitelendirme, delil ve talep sonucunu aynı belirsiz anlatım içinde bırakmak”. Bu savunmaya verilecek cevap, tebliğ, başvuru, teslim, ödeme ve elektronik gönderim tarihlerini gösteren resmî kayıtlar delili ve “işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları hukuki sonuca bağlanmadan önce kaynağı, tarihi, kapsamı ve karşı kayıtlarla uyumu bakımından doğrulanmalıdır” ölçütü üzerinden somutlaştırılmalıdır.

Avukat İçin Dosya Hazırlık Kontrol Listesi

• işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları
• İşverenin İşçi Özlük Dosyası Tutması ve Verilerin Saklanması uyuşmazlığına dayanak sözleşme, karar, bildirim veya sicil kaydının tam metni, ekleri ve değişiklik geçmişi
• tebliğ, başvuru, teslim, ödeme ve elektronik gönderim tarihlerini gösteren resmî kayıtlar

• özlük dosyasındaki her belgeyi hukuki dayanak, amaç, erişen rol, saklama süresi, özel nitelik ve imha yöntemiyle veri envanterine bağlamak
• görev, yetki, taraf sıfatı, harç ve yalnız kanunun açıkça aradığı hâllerde dava şartı veya zorunlu ön başvurunun ayrı ayrı doğrulanması
• çekişmeli her vakıanın karşısına ispat yükünü taşıyan taraf ile dayanak delilin yazılması

• Süre çizelgesinde İş ve sosyal güvenlik mevzuatındaki saklama süreleri belge bazında korunmalı; ilgili kişi başvurusu kanuni sürede cevaplanmalı ve süresi dolan kayıtlar periyodik imha takvimine alınmalıdır. Tebliğ, öğrenme, ilan, ödeme ve elektronik erişim tarihlerinden hangisinin süreyi başlattığı ilgili özel hükümle eşleştirilmeli; hak düşürücü süre, zamanaşımı ve kanun yolu süresi birbirine karıştırılmamalıdır.

Sık Sorulan Uygulama Soruları

İşverenin işçi özlük dosyası tutması ve verilerin saklanması bakımından doğru merci ve usul yolu hangi verilerle belirlenir?

Özlük dosyasındaki her belgeyi hukuki dayanak, amaç, erişen rol, saklama süresi, özel nitelik ve imha yöntemiyle veri envanterine bağlamak; görev, yetki, taraf sıfatı, harç ve yalnız kanunun açıkça aradığı hâllerde dava şartı veya zorunlu ön başvurunun ayrı ayrı doğrulanması; çekişmeli her vakıanın karşısına ispat yükünü taşıyan taraf ile dayanak delilin yazılması. Görev, yetki, taraf sıfatı, harç ve yalnız kanunun açıkça aradığı hâllerde zorunlu ön başvuru esas incelemesinden önce tamamlanmalıdır.

İşverenin İşçi Özlük Dosyası Tutması ve Verilerin Saklanması Bakımından Hangi Başlangıç Olayı Süreyi Başlatır?

İş ve sosyal güvenlik mevzuatındaki saklama süreleri belge bazında korunmalı; ilgili kişi başvurusu kanuni sürede cevaplanmalı ve süresi dolan kayıtlar periyodik imha takvimine alınmalıdır. Tebliğ, öğrenme, ilan, ödeme ve elektronik erişim tarihlerinden hangisinin süreyi başlattığı ilgili özel hükümle eşleştirilmeli; hak düşürücü süre, zamanaşımı ve kanun yolu süresi birbirine karıştırılmamalıdır.

Eksik özlük kaydının tamamlanması, erişim ve kopya verilmesi, yanlış verinin düzeltilmesi, gereksiz verinin silinmesi, güvenlik tedbiri, idari başvuru, delil tespiti ve zarar tazmini istemi mahkemeden veya yetkili merciden nasıl istenmelidir?

Eksik özlük kaydının tamamlanması, erişim ve kopya verilmesi, yanlış verinin düzeltilmesi, gereksiz verinin silinmesi, güvenlik tedbiri, idari başvuru, delil tespiti ve zarar tazmini, somut uyuşmazlık bakımından somut tehlikeyle sınırlı ve infazı mümkün geçici hukuki koruma, asıl talebe bağlı faiz, tazminat, gider veya diğer ferilerin her biri için ayrı hukuki dayanak ve başlangıç tarihi somut olayın elverdiği ölçüde gündeme gelebilir. Taleplerin asıl veya yardımcı niteliği ile uygulanabilecek ferilerin dayanağı ayrı gösterilmelidir.

Sonuç

Somut uyuşmazlık bakımından güvenilir sonuç, tek belgeye veya soyut bir karar özetine dayanmaz. “İşverenin İşçi Özlük Dosyası Tutması ve Verilerin Saklanması incelemesinde iddia, karşı görüş, kanun dayanağı ve içtihat somut olayla nasıl eşleştirilmelidir” sorusu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile olay tarihindeki resmî uygulama birlikte değerlendirilerek cevaplanır. İşveren her işçi için kanuni belgeleri içeren özlük dosyası düzenlemeli, bilgileri yetkisiz erişime karşı korumalı ve yalnız belirli, meşru ve gerekli amaçlarla uygun saklama sürelerinde işlemelidir.

Dosyanın ilk önceliği özlük dosyasındaki her belgeyi hukuki dayanak, amaç, erişen rol, saklama süresi, özel nitelik ve imha yöntemiyle veri envanterine bağlamak, delil omurgası ise işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi ve görev tanımı, bordro ve izin kayıtları, performans ve disiplin belgeleri, sağlık ve iş güvenliği kayıtları, aydınlatma metni, erişim logları, saklama-imha politikası, imha tutanakları, veri talepleri ve kurum yazışmaları ile İşverenin İşçi Özlük Dosyası Tutması ve Verilerin Saklanması uyuşmazlığına dayanak sözleşme, karar, bildirim veya sicil kaydının tam metni, ekleri ve değişiklik geçmişi arasındaki doğrulamadır. Takvimdeki ilk uyarı şudur: İş ve sosyal güvenlik mevzuatındaki saklama süreleri belge bazında korunmalı; ilgili kişi başvurusu kanuni sürede cevaplanmalı ve süresi dolan kayıtlar periyodik imha takvimine alınmalıdır. Eksik özlük kaydının tamamlanması, erişim ve kopya verilmesi, yanlış verinin düzeltilmesi, gereksiz verinin silinmesi, güvenlik tedbiri, idari başvuru, delil tespiti ve zarar tazmini talebi açık ve uygulanabilir kurulmalı; bütün personel belgeleri için tek ve süresiz saklama süresi belirlemek veya sağlık ve ceza verilerini sıradan bordro belgeleriyle aynı erişim alanında tutmak riski başvuru yapılmadan önce giderilmelidir.

Kaynakça ve Karar Doğrulaması

• Kişisel Verileri Koruma Kurulu — işverenin işçi verilerin saklanması resmî kayıtları — resmî veri tabanında güncel karar araştırma kaynağı; araştırma ölçütü: somut uyuşmazlık bakımından işveren her işçi için kanuni belgeleri içeren özlük dosyası düzenlemeli, bilgileri yetkisiz erişime karşı korumalı ve yalnız belirli, meşru ve gerekli amaçlarla uygun saklama sürelerinde işlemelidir yaklaşımı; görev, süre, ispat ve uygulanabilir sonuçla birlikte sınanmalıdır.
• Yargıtay — işverenin işçi verilerin saklanması emsal taraması — resmî veri tabanında güncel karar araştırma kaynağı; araştırma ölçütü: somut uyuşmazlık içtihat araştırmasında lehe kararlarla yetinilmemeli; özlük dosyası tutma yükümlülüğü işverenin sınırsız veri toplamasına veya dosyayı süresiz saklamasına izin vermez; kanuni zorunluluk, dava ve denetim ihtiyacı, özel nitelikli veri, erişim yetkisi, işten ayrılma, imha ve işçinin başvuru hakkı ayrı incelenmelidir savunmasının kabul edildiği maddi olaylar da karşılaştırılmalıdır.
• Resmî Gazete — işverenin işçi verilerin saklanması yürürlük denetimi — resmî veri tabanında güncel karar araştırma kaynağı; araştırma ölçütü: somut uyuşmazlık için olay tarihinde ve son hukuki kontrol tarihinde yürürlükte bulunan metinler ile geçiş hükümleri ayrı ayrı kontrol edilmelidir.
• 4857 Sayılı İş Kanunu — m.75 ve 109
• 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu — m.4-7, 10-12 ve 13
• 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu — m.15-17 ve 30
• Yargıtay Karar Arama
• Yargıtay İçtihat Merkezi Hakkında Resmî Duyuru